PIM ou Excel – Quelle solution pour gérer les catalogues produits ?

La gestion des données produit a toujours été une tâche ardue.

Auparavant, que les entreprises manipulaient des produits petits ou gros, elles devaient s’appuyer sur des feuilles Excel ou d’autres méthodes traditionnelles.

Cependant, l’avènement du PIM (product information management) a créé une atmosphère immersive – en aidant les marques à gérer efficacement les données relatives a leurs produits.

PIM a également un avantage sur les feuilles Excel ou sur toute méthode traditionnelle de cette manière.

Dans cette article nous allons voir 4 différence entre PIM et Excel et pourquoi vous devez choisir une solution plutôt d’une autre pour gérer votre catalogue produit.

Pourquoi un PIM est une meilleure solution que Excel

1. La validation des données

La validation des données est difficile dans une feuille Excel.

Je vous donne un exemple, nous avons l’attribut ‘X’. Cet attribut « X » acceptera un nombre compris entre 1 et 99.

Nous ne pouvons pas valider la valeur d’un attribut particulier si nous utilisons une feuille Excel.

La validation des données n’est possible dans une feuille Excel que si nous avons quelques ensembles d’attributs. Cependant, si les valeurs sont longues, cela va devenir fatigant.

La validation est plus facile et plus simple avec PIM

Les systèmes PIM ont une page distincte pour chaque élément fonctionnel. Lors de la création d’attributs, il faut suivre les règles de validation prédéfinies pour des résultats optimaux.

Vous pouvez séparer et valider en utilisant des paramètres et des règles  :

• Obligatoire
• Valeur maximum
• Valeur minimum
• Valeur par défaut
• …

A l’aide de ces règles de validation, les utilisateurs peuvent très facilement valider les valeurs saisies dans la solution PIM Hypercomm.

2. Sauvegarde des données

La sauvegarde automatique des données n’est pas possible sur Excel. Quelqu’un doit faire une sauvegarde manuelle des feuilles Excel à chaque fois en cas d’utilisation ou la modification des données produit.

Cela présente un risque énorme de perte de données, et un travail supplémentaire en cas de non sauvegarde.

Chaque PIM dispose d’une fonction de sauvegarde automatique des données qui effectue des sauvegardes de base de données fréquemment, automatiquement et les stocke dans différents emplacements virtuels.

Les utilisateurs n’ont pas à s’inquiéter de la perte de données car tout sera sûr et sécurisé.

3. L’expérience utilisateur et la convivialité

Lors de la gestion des données produit, les feuilles Excel ne sont pas aussi simples qu’elles le paraissent avec leurs colonnes multiples.

Travailler sur des centaines voir des milliers de lignes n’est pas une tâche facile.

Une augmentation du nombre d’attributs affecte la convivialité et rend difficile le travail avec des centaines de colonnes d’attributs et de nombreux autres enregistrements de produits.

Par contre la solution PIM propose des pages distinctes pour chaque attribut, groupes d’attributs, famille et produits. De cette façon, il est facile de gérer les produits.

Des vues distinctes offrent une vision claire aux utilisateurs en les aidant à lire les données avec une meilleure expérience utilisateur.

Par exemple, si un utilisateur doit apporter des modifications aux données d’un produit ou un groupe de produit, la page est facilement accessible avec une simple recherche, mais sur Excel la recherche est compliquée et les centaines de cases rendent la tâche encore plus compliquée.

4. Accessibilité des données

Dans Excel l’accès basé sur différents rôles n’est pas possible

Il est difficile pour un utilisateur spécifique de ne voir qu’une chose particulière qu’il a besoin de voir.

Chaque utilisateur aura la même vue des données produit.

Considérons qu’il y a deux personnes qui gèrent les données produit. L’un est un analyste SEO et l’autre un gestionnaire de données. Le premier n’aurait besoin que d’attributs liés au référencement pour fonctionner, tandis que l’autre a besoin des chiffres et des données.

Il n’est pas possible de créer une vue personnalisée ou de filtrer des champs spécifiques.

De cette façon, avec trop de données indésirables devant un utilisateur, cela nuit à sa productivité.

Par contre, une solution PIM dispose d’un mécanisme de rôles et d’autorisations par défaut, grâce auquel les autorisations et les rôles de chaque utilisateur sont définis par cet utilisateur particulier afin qu’il obtienne une vue unique de son lieu de travail dans PIM.

Les rôles peuvent aussi être déterminé par l’administrateur principal qui peut définir des rôles et des autorisations pour chaque utilisateur.

Une fois les règles définies, un utilisateur particulier ne peut afficher que certaines données pour lesquelles il a des autorisations.

Conclusion:

Comme vous avez pu le constater à travers cet article les solutions PIM offrent beaucoup plus d’option et de facilité pour les professionnels avec un catalogue produit qui peut être difficile à gérer avec des feuilles Excel seulement.

En plus du gain de temps, vous devez envisager d’utiliser ce genre d’outil dans votre business.